Un estudio reciente entre trabajadores de diferentes compañías en Estados Unidos y Europa ofrece unas cifras preocupantes sobre la cantidad de tiempo que nos pasamos escribiendo y contestando correos. Así, un 65% indica que pasan entre una y tres horas cada día leyendo y contestado correos y un 40% afirmaba perder cada día entre 30 minutos y 3 horas intentando entender mensajes mal escritos. El resultado final es que el 80 % de los entrevistados afirmaban lo importante que resulta saber escribir buenos e-mails, fáciles de leer y que vayan al grano. Otro dato interesante es que buena parte del volumen del correo electrónico era generado internamente por la compañía a la que pertenecía el trabajado.
Estos resultados me hacen pensar en la necesidad de un proceso doble de e-inclusión cuando nos enfretamos al correo electrónico. Todos deberíamos aprender:
a) A redactar mensajes de correo electrónico con las siguientes características.
- Contextualizados. Es decir, no es necesario recuperar un mensaje o un documento anterior para saber de qué narices nos están hablando.
- Bien redactado. Que no haya que leerlo varias veces para entender lo que se dice.
- Centrado en el tema. Que no se vaya por las ramas y que comunique exactamente lo que se necesita de la persona que lo recibe. Evitar igualmente los attachments de un documento largo cuando lo que queremos saber es una cosa muy precisa que sería mejor formular en el cuerpo del mensaje.
- Breve. Lo bueno, si breve…
- Editado. Acabar con esos chorizos de replys y contrareplys en los que es muy difícil orientarse.
b) A saber cuando toca enviar un mensaje. Antes de empezar a redactar como un maníaco y darle al botón de “enviar” pararse un minuto y pensar una serie de cuestiones.
- Urgencia. ¿Es muy urgente el tema? Quizás sea mejor llamar por teléfono. No todo el mundo se pasa la vida enganchado al mail.
- Verbosidad. ¿Es un tema muy largo de explicar? Quizás sería mejor quedar en persona o por teléfono y hablarlo.
- Oportunidad. ¿Vale la pena enviar ese mensaje ahora? ¿O estamos de hecho esperando cambios que harán que la información que estamos pidiendo resulte finalmente útil?
Hagamos un pequeño ejercicio empático. ¿Quién no ha recibido un mensaje superurgente pidiéndole todo tipo de detalles para luego resultar que ese proyecto finalmente no se hace o se ha cambiado tanto que se nos pide nueva información? ¿Y quien no ha recibido ese mensaje descuidado, mal redactado que casi parece cifrado y que cuando lo desciframos más o menos seguimos sin estar seguros de qué nos están pidiendo realmente? Pues no le hagamos a los demás lo que no queremos para nosotros y las oficinas serán un lugar un poco más agradables cuando abramos la aplicación de correo electrónico.